PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH I OCHRONY SYGNALISTÓW

w FADO spółce z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy

§ 1. [Wstęp]

1. Na podstawie art. 24 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928) ustala się Procedurę zgłoszeń wewnętrznych, która określa zasady zgłaszania Naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń Naruszenia prawa (sygnalistów).
2. Przyjmowanie zgłoszeń Naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Spółcei służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
3. Procedura zgłoszeń wewnętrznych ustalona została po konsultacji z przedstawicielami załogi Pracodawcy, wyłonionymi w trybie obowiązującym u pracodawcy.
4. Każda z osób zatrudnionych w Spółcezobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz do jej przestrzegania.

§ 2. [Definicje]

Ilekroć w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych jest mowa o:

1. Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania Naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające;
2. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które Narusza lub może Naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
3. Informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną Sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
4. Informacji o Naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego Naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego Naruszenia prawa;
5. Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
6. Naruszeniu prawa lub Naruszeniu – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w w dziedzinach wskazanych w § 4. Procedury;
7. Organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w § 4. Procedury;
8. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się Naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się Naruszenia prawa, jest powiązana;
9. Pełnomocniku ds. zgłoszeń wewnętrznych lub Pełnomocniku – rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Pracodawcę, zapewniającą bezstronność, o nieposzlakowanej opinii, niekaraną, odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia,
10. Pracodawcy lub Spółce – rozumie się przez to FADO spółkę z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy;
11. Procedurze – rozumie się przez to Procedurę zgłoszeń wewnętrznych dotyczącą przyjmowania zgłoszeń Naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych;
12. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o Naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta;
13. Zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Spółce informacji o Naruszeniu prawa;
14. Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Pracodawcy informacji o Naruszeniu prawa;
15. Zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o Naruszeniu prawa.

§ 3. [Dokonywanie zgłoszeń]

1. Pełnomocnikiem ds. Zgłoszeń Wewnętrznych, odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawującym całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń i podejmowaniem działań następczych jest Pani Agnieszka Jaskólska.
2. Pełnomocnik działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia Spółki do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
3. Pełnomocnik, co do którego z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie może analizować takiego zgłoszenia. W takim wypadku Sygnalista może dokonać zgłoszenia do któregokolwiek z Członków zarządu Spółki lub Prokurenta i ta osoba w takim wypadku wykonuje funkcje Pełnomocnika ds. Zgłoszeń w danej sprawie.
4. Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących kanałów:
   1. listownie na adres do korespondencji: FADO Sp. z o.o. Agnieszka Jaskólska ul. Solna 7a 85-862 Bydgoszcz z dopiskiem „POUFNE – DO RĄK WŁASNYCH PEŁNOMOCNIKA DS. ZGŁOSZEŃ”.
   2. poprzez e-mail na adres: agnieszka.jaskolska@fado.info, z dopiskiem w temacie wiadomości: „POUFNE – DO RĄK WŁASNYCH PEŁNOMOCNIKA DS. ZGŁOSZEŃ”
   3. telefonicznie pod numer telefonu: 52 370 79 79, 605306659
   4. ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.
5. Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w jednej z następujących form:
   1. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie,
   2. dokładnej transkrypcji rozmowy<
   3. protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg.
6. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
7. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:
   1. datę oraz miejsce zaistnienia Naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o Naruszeniu prawa;
   2. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia Naruszenia prawa;
   3. wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   4. wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
   5. wskazanie ewentualnych świadków Naruszenia prawa;
   6. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
   7. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
8. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
9. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
10. Sygnalista może przekazać zgłoszenia anonimowo.
    
    

§ 4 [Naruszenia prawa, które podlegają zgłoszeniu]

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, które dotyczą:
   1. korupcji;
   2. zamówień publicznych;
   3. usług, produktów i rynków finansowych;
   4. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6. bezpieczeństwa transportu;
   7. ochrony środowiska;
   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11. zdrowia publicznego;
   12. ochrony konsumentów;
   13. ochrony prywatności i danych osobowych;
   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   17. konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
2. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego Naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy.

§ 5. [Analiza zgłoszenia, postępowanie wyjaśniające]

1. Dostęp do kanałów zgłaszania posiada Pełnomocnik ds. Zgłoszeń, odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych.
2. Po otrzymaniu zgłoszenia, Pełnomocnik podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą. Jeżeli będzie to uzasadnione treścią zgłoszenia, Pełnomocnik może występować do Sygnalisty o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.
3. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać. W przypadku zgłoszenia ustnego, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia.
4. Pełnomocnik ds. zgłoszeń może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
5. Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, podlega niezwłocznemu procedowaniu.
6. Pełnomocnik ds. zgłoszeń może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.
7. Pełnomocnik ds. zgłoszeń rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
8. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik ds. zgłoszeń ocenia zasadność zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Pełnomocnik ds. zgłoszeń wydaje rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała Naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym Naruszeniom w przyszłości.
9. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje niezwłocznie Sygnaliście oraz osobie, której zgłoszenie dotyczy, informacje o dokonanym zgłoszeniu oraz wynikach przeprowadzonej weryfikacji.

§ 6. [Zakaz działań odwetowych]

1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928).
2. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana.
3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako Naruszenie Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością prawną.
4. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:
   1. odmowa nawiązania stosunku pracy;
   2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   3. niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
   4. niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   5. obniżenie wynagrodzenia za pracę;
   6. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
   7. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń;
   8. przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
   9. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   10. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;
   11. niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   12. negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
   13. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   14. przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
   15. mobbing;
   16. dyskryminacja;
   17. niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
   18. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   19. nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
   20. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   21. spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
   22. wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym Naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.
5. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3 powyżej. Na Pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.
6. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do Naruszenia prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928).
7. Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia, odszkodowania lub zadośćuczynienia za Naruszenie dóbr osobistych.

§ 7. [Ochrona danych osobowych]

1. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
2. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Pełnomocnik ds. zgłoszeń. Pełnomocnik zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
3. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.

§ 8. [Rejestr zgłoszeń]

1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od przebiegu działań następczych.
2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Pełnomocnik ds. zgłoszeń.
3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej:
   1. numer zgłoszenia;
   2. przedmiot Naruszenia prawa;
   3. dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4. adres do kontaktu Sygnalisty;
   5. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
   6. informację o podjętych działaniach następczych;
   7. datę zakończenia sprawy.
4. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności. Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

§ 9. [Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych]

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, z pominięciem Procedury, w szczególności gdy:
   1. w terminie na przekazanie informacji zwrotnej u Pracodawcy nie podjęto działań następczych lub nie przekazano informacji zwrotnej
   2. Sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że Naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe,
   3. w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania Naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą Naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w Naruszeniu prawa.
2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928).
3. Celem Pracodawcy jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania ryzykiem oraz wzrostu zaufania wśród osób zatrudnionych i partnerów handlowych. Pracodawca zachęca do korzystania z Procedury w sytuacji możliwości zaradzenia Naruszeniu prawa w ramach struktury Pracodawcy.

§ 10. [Postanowienia końcowe]

1. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób zatrudnionych przez Pracodawcę.
2. Procedura zostanie opublikowana na stronie internetowej Pracodawcy pod adresem: www. fado.info, www.coolingcare.eu oraz zostanie podana do wiadomości pracowników poprzez przekazanie treści Procedury w formie e-mail na indywidualne adresy pracowników (z obowiązkiem potwierdzenia otrzymania wiadomości) lub w formie pisemnej za pokwitowaniem odbioru.

Bydgoszcz dnia 01.10.2024r.

Zarząd Spółki